L’envoi des agents en formation est une pratique courante, que ce soit pour que les agents suivent des formations obligatoires ou liées à leur évolution de carrière ou encore des formations permettant davantage de développer leurs « softs skills » ; pourtant peu de pouvoirs locaux et provinciaux réalisent actuellement une évaluation des retours générés par cet envoi en formation. Il s’agit pourtant d’une pratique simple qui peut être réalisée au travers d’un court formulaire envoyé aux participants à leur retour de formation évaluant et synthétisant le contenu de la formation mais aussi et surtout ses apports. Intégrer cette procédure vise plusieurs objectifs et apporte une plus-value à l’organisation et à l’agent.

Les avantages d’un formulaire de retour de formation pour l’agent 

Exiger de la part de l’agent ayant suivi une formation de compléter un formulaire à l’issue de la formation présente plusieurs avantages :

• Permettre à l’agent de faire le lien entre la formation suivie et les objectifs (organisationnels et liés à sa fonction) ;
• Raviver sa mémoire quelques jours après avoir suivi la formation ;
• Conserver une trace écrite d’un vécu principalement oral et collectif ;
• Renforcer son attention et sa participation durant la formation ;
• L’aider à identifier les apports de la formation et anticiper ses futurs besoins ;
• Préparer une éventuelle intervention sur le contenu de la formation à destination de ses collègues, de son responsable de service ou encore des usagers (ce que l’on appelle parfois tutorat).

Les avantages d’un formulaire de retour de formation pour l’organisation

Du point de vue de l’organisation, la question qui doit être posée est la suivantes : « La participation de l’agent à la formation a-t-elle répondu aux objectifs prioritaires ayant motivé le choix de cette formation plutôt qu’une autre ? »

Il est important de répondre à cette question pour justifier l’apport de la formation au fonctionnement global de l’entité et pour, au besoin, apporter les modifications nécessaires à tout ou partie de la politique de formation de l’entité.

Par cette démarche, on s’inquiètera moins de l’efficacité pédagogique de la formation que de l’efficacité organisationnelle en recherchant les compétences effectivement mises en œuvre dans les situations de travail et les évolutions survenues dans le fonctionnement de l’entité suite à la formation. En organisant un suivi de formation et en s’arrêtant quelques instants sur l’efficacité organisationnelle, l’organisation pourra :

• S’inquiéter de l’efficacité du plan de formation (contenu, objectifs, choix des opérateurs, …) ;
• Proposer un feedback aux agents et responsables des différents services concernés ;
• Adapter ses procédures et modes de gestion ;
• Témoigner auprès des membres de l’administration de l’intérêt porté à la formation en sollicitant l’agent à l’issue de la formation.  

Il s’agit donc par le biais d’un questionnaire de retour de formation de capitaliser sur l’investissement octroyé par les pouvoirs locaux et provinciaux en envoyant ses agents en formation (suivez le lien suivant).