Comment gagner du temps?

Pas facile aujourd’hui d’organiser son travail et de ne pas se laisser déborder par les imprévus et par le quotidien ! Pourtant, des petites astuces pourraient vous faire gagner un temps précieux…

Première règle : déléguez et faites confiance

Cela peut paraître évident mais pour gagner du temps au quotidien, il faut pouvoir déléguer certaines tâches à ses collègues ou à ses subordonnés. Cette délégation suppose de pouvoir faire confiance.

Pour gagner cette confiance et lâcher prise petit à petit sur le travail que vous déléguez, confiez certaines petites taches à vos collaborateurs et augmentez l’importance de celles-ci au fur et à mesure.

Seconde règle : Évitez les perturbations

28% de notre temps de travail, c’est le temps moyen consacré à gérer notre boîte mail!

À nouveau, l’évidence s’impose mais les chiffres sont interpellants :

• 12 minutes, c’est en moyenne le temps pour lequel un salarié reste concentré sur son travail avant de recevoir un courriel, un sms, un coup de téléphone ou être dérangé par un collègue;
• Toutes les 2 à 8 minutes, c’est la moyenne d’interruption des cadres (McKinsey Global Institute);
• 72 emails reçus et 33 envoyés… c’est la moyenne d’emails par jour (Cabinet Radicati, étude de 2011);
• 28% de notre temps de travail, c’est le temps moyen consacré à gérer notre boîte mail (McKinsey Global Institute, étude de  2012).

Si l’email est loin d’être la seule source de perturbation de la concentration, on peut souligner que l’arrivée d’un courriel dans la boite de réception est une source de dérangement répétitive, participant à ce que certains qualifient de pollution attentionnelle.

Certaines études américaines montrent d’ailleurs que notre cerveau est conçu pour stimuler et répondre à ces sollicitations mais que cela peut avoir une incidence sur notre bien-être et sur la performance au travail.

Alors, adaptons notre travail et ménageons-nous des plages horaires de travail sans emails et téléphones.

Troisième règle : Travaillez en batch

Amassez assez de taches identiques pour pouvoir les effectuer en même temps, cela permet de gagner en rapidité et en automatisation de la tâche.

Par exemple, si vous devez enregistrer des données dans un logiciel ou dans un document déterminé, mettez ces documents de côté et, le moment venu après une semaine par exemple, procédez à l’enregistrement de l’ensemble des données.

Quatrième règle : simplifiez au maximum vos tâches

Décomposez vos projets en une liste de tâches qui vous permettront de pouvoir vous voir avancer et identifiez dans ces taches ce que vous pouvez déléguer.

Cinquième règle : Faites un planning quotidien et hebdomadaire

Dans la même logique de simplification, réalisez chaque jour un planning des taches qui doivent être effectuées pour la journée, faites de même avec les taches qui doivent être effectuées dans la semaine. Surtout, mettez des priorités dans ces tâches !