Accueillir les nouveaux agents : une pratique gagnante

"On n'a qu'une seule fois l'occasion de faire une bonne première impression"

Cet adage bien connu pour tout qui passe un entretien d’embauche vaut également pour l’image que renverra votre entité lors de la première journée de votre nouveau collègue.

Il s’agit également de ne pas bâcler cette étape. C’est le moment de faire passer les messages fondamentaux concernant votre entité. L’agent doit avoir une bonne maîtrise du fonctionnement de son administration en général… cela lui permettra de bien accueillir et de bien renseigner les citoyens (il s’agit de l’autre versant de l’accueil ; en dehors de l’accueil du nouvel arrivant, il s’agit d’envisager l’accueil des citoyens).

Des vidéos sont à disposition en guise d’outil pour vous permettre de faire passer certains messages dont cette ressource :

Mais qu’il s’agisse de l’historique, des valeurs, de la structure, etc. peu importe les choix que vous porterez, il convient que les informations sur l’institution et le service public soient transmises de la façon la plus adéquate possible.

Ici, le mode de transmission dépendra fortement de la culture d’organisation qui est développée au sein de votre structure. Mais, quel que soit ce mode, il convient que les informations fournies soient claires et précises. Le nouvel arrivant se verra confronter à une multitude d’informations et il ne pourra en conserver qu’une partie, d’où l’intérêt d’opérer un choix quant aux renseignements à délivrer.

Consigner toutes ces informations dans un recueil (quelle que soit sa forme) reprenant l’ensemble des informations, de façon plus ou moins exhaustive, est intéressant car le nouvel agent pourra s’y référer par la suite et pourra également servir de fil conducteur à une intégration réussie.

Pour réaliser ce recueil, il est important de respecter les bonnes pratiques suivantes :

• être agréable à lire. Donner envie de le parcourir ;
• être clair, facile à lire. Pouvoir en saisir les idées importantes en une recherche ;
• être précis. Le nouveau collègue doit pouvoir se représenter facilement votre structure et son mode de fonctionnement à sa lecture.

Lors de ces premiers jours, le rôle du parrain précédemment choisi sera également primordial. Il permettra d’assurer une réussite complète de l’accueil. Il vous permettra à la fois de structurer les messages à faire passer mais également par sa disponibilité et son expérience  de rassurer son nouveau partenaire de travail.