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Coaching Bureau RH - compte-rendu de la table ronde du 3 décembre 2018

Le dernier coaching de l’année 2018 dédié à la prise en mains du Bureau RH a rassemblé près de 45 responsables d’entités locales et provinciales ce lundi 3 décembre au Château de Namur.

Pierre Petit, directeur du Conseil régional de la Formation a ouvert la séance rencontre en rappelant le rôle et les missions du CRF et en insistant sur l’importance aujourd’hui pour les pouvoirs locaux de mettre en place des politiques efficaces en termes de gestion des ressources humaines ; en outre, il a soulgné l’importance de disposer d’outils et de moyens pour agir en faveur d’une plus grande cohérence en RH.

 

Isabelle Médery et Céline Donis, chargées de projets au CRF sont ensuite venues présenter les différentes facettes de l’outil. Les deux intervenantes ont d’abord présenté le Bureau RH et la navigation par les thématiques de la maison RH. Elles ont ensuite abordé la possibilité de réaliser un audit RH via l’outil d’autodiagnostic et ont, finalement, présenté l’outil Ma Stratégie RH.

 

Cette table ronde a ensuite accueilli le témoignage de Françoise Rademaker, Directrice Générale du CPAS de Welkenraedt, une entité pilote qui a accepté de tester pour le CRF ce nouvel outil et ses différentes fonctionnalités.

L’intervenante a tout d’abord expliqué en quelques mots le contexte du CPAS de Welkenraedt ; il s’agit d’une organisation d’environ 20 agents (statutaires, contractuels, Maribel et APE) et d’une trentaine d’articles 60 ; une organisation d’assez petite taille qui travaille en « synergie coopérative » avec l’administration communale.

En constante mutation depuis ces dernières années, le service GRH du CPAS compte un agent à mi-temps qui travaille pour réaliser la gestion administrative et le calcul des salaires et deux agents qui travaillent sur les ressources humaines à proprement parler, à savoir Madame Rademaker et sa collaboratrice, Véronique Austen.

Leur objectif est d’intégrer la cohérence RH dans leur institution, une démarche qu’elles ont initiée en prenant part au projet CO3. Il s’agit d’un thème crucial pour les institutions publiques qui doivent se moderniser constamment ; or, l’intervenante a souligné qu’en modernisant, on créait parfois de l’incohérence et le Bureau RH permet de mettre en pratique  cette cohérence en l’incluant dans le quotidien.

Après avoir détaillé ce contexte, Françoise Rademaker nous a expliqué comment elle s’était aventurée dans cette nouvelle plateforme après en avoir reçu les clés.

Premièrement, elle a d’abord commencé par un paramétrage de l’application en créant deux utilisateurs au sein de son organisation.

Elle a ensuite été à la découverte de « Ma bibliothèque RH » pour déterminer dans quelle mesure il y avait des documents publiés par le CRF qui pouvaient l’intéresser et si elle pouvait déterminer certains favoris. Elle a notamment épinglé une fiche pratique en lien avec ses intérêts de recherche et permettant une analyse systématique des CV et lettres de motivation.

Troisièmement, elle a modifié la partie « mes documents » en ajoutant divers documents utiles pour l’administration et dont il faut avoir continuellement l’information à disposition :

  • La dernière version des statuts de l’organisation ;
  • Le règlement de travail ;
  • Les dates de paiement des salaires et des avances puisque c’est une question qui leur est couramment posée (par les articles 60) ;
  • Les dates des congés pour 2019.

Elles se sont ensuite posé en équipe la question de savoir ce qui pourrait être partagé comme documents. Françoise Rademaker a souligné qu’à cet égard : " il était important que les entités sortent de leurs habitudes de fonctionnement, de leurs complexes, de leur pudeur et de leur timidité pour rendre le Bureau RH encore plus attrayant."

Quatrièmement, dans la rubrique « Mes contacts », elle a épinglé l’Union des Villes et Communes dans ses favoris et a ajouté plusieurs contacts dont le DG communal de Welkenraedt  et les responsables syndicaux avec qui elle est fréquemment en contact.

Finalement, en ce qui concerne les widgets, l’utilisatrice nous a montré les outils – outre ceux du CRF (Scillus, CO3, Bureau RH, les tutoriels du Bureau RH, le CIC, Focus Formation et Focus Carrière, etc.) qu’elle a mis en évidence :

  • Le Moniteur Belge ;
  • XMind, un logiciel de mindmapping qui est très utile dans le cadre de la réflexion sur les objectifs stratégiques RH ;
  • La page Facebook de l’administration communale ;
  • Zimbra qui est son outil de gestion de mail ;
  • Son calendrier ;
  • Inforum ;
  • Le site du SPF Emploi sur lequel il y a de nombreuses informations sur les règlementations en matière de contrats de travail ;
  • Etc.

Françoise Rademaker a conclu son témoignage en ces termes : « le Bureau RH est un outil très facile… qui ne pourra fonctionner que si les agents s’approprient l’outil, l’utilisent au quotidien et partagent des documents. Cette dimension de partage est précieuse et le réseautage est capital, surtout pour des organisations de petite taille comme nous. Une question m’est cependant venue à l’esprit en utilisant le bureau RH : celle de la protection des données ». Ce à quoi Pierre Petit a apporté une réponse, affirmant que la dimension relative à la protection des données a été envisagée en concevant la plateforme et qu’elle était sécurisée. Les mots de passe guidant vers les applications web ne sont pas stockées dans le Bureau RH mais sur l’ordinateur de l’utilisateur.

En ce qui concerne le partage d'informations et de documents, le CRF espère que l’utilisation du Bureau RH fasse tache d’huile et que les 120 entités qui ont accès au Bureau RH depuis le 24 septembre se lancent dans cette intelligence collective en partageant des documents, des ressources ou des informations avec l’ensemble de la communauté ».

 

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