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Please, stand up!

 

 

Nouvelle méthode de communication interne, le stand-up meeting(1) fait parler de lui en 2017. Selon un sondage Ifop-Wisembly(2), les managers français estiment perdre 10 jours par an à cause de réunions inefficaces. Il est alors temps de découvrir cette méthode innovante, ainsi que les do et les dont pour lappliquer correctement.

 

Le stand-up meeting (ou encore daily stand-up) est une nouvelle manière de faire des réunions efficaces.

Issues des méthodes Agile(4), ces réunions de courte durée se passent debout et permettent à chacun des membres de l'équipe de dire où il en est dans ses tâches et quelles sont les éventuelles difficultés rencontrées. Comme il est inconfortable de rester debout, les travailleurs sont plus dynamiques et sont poussés à dire les choses clairement et rapidement. Il y a sept règles au bon déroulement des stand-up meetings.

 

  1. Retirer les chaises et les tables peut paraître inhabituel dans un espace de réunion, mais être debout permet d'augmenter la productivité et de diminuer le désintéressement.
  2. Il est également essentiel de se placer en cercle. Cette structure permet à tous les membres d'avoir la même importance. La hiérarchie disparaît le temps d'un instant et chacun peut prendre la parole librement. Cette communication est, par exemple, idéale pour les bilans d'équipe.
  3. Le but est d'avoir une vision générale de l'avancement des tâches de chacun et de relever les problèmes rencontrés. Cette réunion permet de chercher des solutions ensemble. L'essentiel est de pouvoir s'exprimer.
  4. doit y avoir un responsable de réunion. Son rôle sera d’être le modérateur de la session. Il devra également annoncer l’ordre du jour. Cela laisse l'opportunité à chacun d’échanger sans craindre d'exprimer son opinion. Le modérateur peut également avoir un porte-bloc ou tout autre support qui lui permettrait d’écrire un éventuel procès verbal. Dans l'idéal, il faudra en changer souvent.
  5. Une durée de 15 minutes s'avère être idéale. Au delà, les participants risquent de se déconcentrer davantage, en pensant par exemple, au fait qu'ils ont mal aux jambes plutôt qu’aux sujets abordés. Il faut donc être concis et noter les sujets à traiter une fois le stand-up meeting terminé.
  6. Un tableau et des feuillets sont essentiels pour un stand-up meeting. On parle de management visuel. En un coup d'oeil, l’avancement et l’organisation des tâches doivent être clairs. Il peut être valorisant pour les travailleurs d'avoir une colonne « fait » et d'y déplacer la note, une fois la tâche terminée.
  7. Il est essentiel que les informations soient utiles. Dire qu'on a fait une tâche sans en dire plus n'est pas profitable. Ce qui a beaucoup d’intérêt, c’est d’expliquer la manière dont on a résolu un problème. (5)

 

Pour que cette méthode fonctionne de façon optimale, il est essentiel d'éviter certaines choses.

  • Transformer une stand-up meeting en réunion classique...

Bien que les réunions classiques soient toujours nécessaires dans une organisation, elles se consacrent souvent à autre chose qu’à l’avancement des tâches. Il faut donc veiller à ce que les stand-up meetings restent des stand-up meetings et que les réunions restent des réunions . Ce qui risque d’arriver si les managers ne font pas attention, c’est que les membres ne resteront plus debout et discuteront de tout dans le désordre. Il est certain que la concentration de chacun va diminuer et que l'efficacité en sera fortement dégradée. Dans ce cas, on risque de s'éloigner des différents objectifs à atteindre.

  • Discuter de tout...

Il n'est pas rare que lorsqu'une personne aborde un sujet, la conversation va se diriger vers deux ou trois personnes. Il est préférable que cette conversation se passe une fois le stand-up terminé. Il faut se focaliser sur l'avancement des tâches. Ce n'est pas une réunion technique ou administrative.

  • Annuler ces réunions...

Chose fréquente quand les périodes de travail sont chargées, les stand-up meetings sont annulés comme si ils n'étaient pas nécessaires. Il est primordial de ne pas les annuler, même s'il y a peu de sujets à aborder ou si le modérateur est absent. C'est essentiel pour conserver l’auto-organisation et la concentration du groupe.

  • Considérer que les travailleurs n'ont pas besoin de savoir certaines choses...

Il est important que le manager communique à son équipe les nouveautés discutées avec le client. Le succès du projet provient d'une bonne collaboration entre l'équipe et le client. 

  • Discuter des tâches avec le client sans l'équipe de travail...

L'équipe de travail doit avoir un contact avec le client. Ceci permet d'augmenter l'implication des travailleurs dans le projet. Parler au client sans les travailleurs peut aussi augmenter les risques de mauvaise compréhension (7).

 

 

(1)  Stand-up meeting : réunion debout

 

(2) https://wisembly.com/blog/2014/02/03/tout-ce-quil-faut-savoir-sur-les-stand-up-meetings

(3) do et don’t : à faire et à ne pas faire

(4) « Une méthode agile est une approche répétitive et incrémentale, qui est menée dans un esprit collaboratif avec juste ce qu’il faut de formalisme. Elle génère un produit de haute qualité tout en prenant en compte l’évolution des besoins des clients. » (source: http://crf.wallonie.be/compasinfo/images/site1/edit/Dossiers/SCRUM.pdf)

(5)  - 3 février 2014; « Tout ce qu’il faut savoir sur les stand-up meetings! »; https://wisembly.com/blog/2014/02/03/tout-ce-quil-faut-savoir-sur-les-stand-up-meetings; consulté le vendredi 03 février 2017. - DECLAIREUX B.; 30 janvier 2017; « Vie de bureau, RH: tout ce qui va changer en 2017 »; http://www.capital.fr/carriere-management/actualites/vie-de-bureau-rh-tout-ce-qui-va-changer-en-2017-1203280; consulté le vendredi 03 février 2017/ - ROCHAS C.; février 2014;  « Non le daily stand-up meeting, ce n’est pas ça ! »; https://blog.xebia.fr/2016/02/10/non-le-daily-stand-up-meeting-cest-pas-ca/; consulté le vendredi 03 février 2017.

(6) « Chose ou personne qui, par son action, tend à tempérer ce qu'il peut y avoir d’excessif. » (source: http://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/modérateur/51935?q=modérateur#51811)

(7) - ROCHAS C.; février 2014;  « Non le daily stand-up meeting, ce n’est pas ça ! »; https://blog.xebia.fr/2016/02/10/non-le-daily-stand-up-meeting-cest-pas-ca/; consulté le vendredi 03 février 2017. - https://leblogdumanagementdeprojet.com/2013/12/02/5-pieges-a-eviter-dans-les-reunions-debout-les-desormais-celebres-daily-stand-up-meetings-de-scrum/; consulté le vendredi 03 février 2017. - GUPTA R.K.; 23 juillet 2014; « 7 Mistakes During the Daily Stand-up Meeting »; https://www.scrumalliance.org/community/articles/2014/july/7-mistakes-during-the-daily-stand-up-meeting; consulté le vendredi 03 février 2017.

 

 

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